Hal Penting Yang Harus di Penuhi Dalam Membentuk Suatu Organisasi

ORGANISASI, yaitu merupakan kata yang seringkali kita dengar diberbagai tempat maupun kegiatan. Dalam berbagai kegiatan yang melibatkan orang banyak perlu adanya pembagian tugas pada para anggotanya sebagai upaya mengefektifkan kinerja organisasi yang bersangkutan. Sebab apabila tidak ada pembagian tugas yang benar, maka sebuah organisasi di bidang apapun tidak akan mampu mencapai tujuan yang diharapkan.
 
Ada beberapa definisi organisasi antara lain :

1. Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.”
2. Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.”
3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Dengan demikian jelaslah bahwa di dalam suatu organisasi perlu adanya kesamaan visi dan misi serta koordinasi yang harus terjalin terus menerus dengan baik antar para anggota maupun dengan pimpinan organisasi. Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan demi kelancaran jalannya sebuah organsisasi tersebut, antara lain :

1. Sebuah organisasi harus memiliki pimpinan dan bawahan,
2. Perlu adanya kerja sama dan koordinasi yang baik,
3. Memiliki Visi dan Misi yang menjadi tujuan organisasi,
4. Adanya pembagian tugas dengan baik pada para anggotanya,
5. Memahami mekanisme proses pelaporan dari anggota paling bawah sampai kepada pimpinan yang paling atas. Dengan kata lain, anggota paling bawah tidak diperkenankan memberikan laporan langsung kepada peminpin organsiasi paling atas tetapi wajib melalui kepala bagian (coordinator) masing-masing bidang.

Apabila beberapa ketentuan di atas dapat dipahami dan dijalankan dengan baik, maka sebuah organisasi bidang apapun akan mampu menjalankan tanggung jawabnya dengan baik sehingga tujuan organisasi mampu dicapai secara maksimal.

Tips Merekrut SDM untuk Organisasi Mahasiswa

Sumber daya manusia adalah problem klasik dari banyak organisasi kemahasiswaan di ITB. Bagi angkatan muda yang masih berpikir ideal, pasti kaget dengan kenyataan bahwa organisasi kemahasiswaan yang diikutinya tidak se “wah” yang dia bayangkan. Apalagi, kalau organisasi tersebut memang masih baru dan masih membangun sistem. Tapi, di sini saya akan memberikan beberapa pengalaman saya yang mungkin bisa dipraktekkan di organisasi yang sedang teman-teman geluti. Pengalaman yang sangat minim ini semoga berguna untuk memberdayakan manusia yang ada di organisasi teman-teman.

Mengapa saya harus merekrut dan memberdayakan banyak SDM?
Saya yakin, organisasi atau komunitas apapun yang teman-teman ikuti pasti memiliki sebuah tujuan. Entah tujuan tersebut benar atau salah, saya optimis bahwa tujuan organisasi tersebut baik. Ketika teman-teman merasakan manfaat dari organisasi yang diikuti teman-teman, coba pikirkan kembali, betapa meruginya orang-orang yang tidak mendapatkan manfaat itu. Pernah nggak sih teman-teman berpikir bahwa, “Wah, saya dapet manfaat banyak dari organisasi X, seharusnya orang lain juga merasakan manfaat ini. Sayang banget kalo mereka nggak dapet pengalaman gini gini dan gini.”
Singkatnya adalah kita perlu merekrut dan memberdayakan banyak orang agar kita bisa saling berbagi manfaat. Selain itu, organisasi yang berkembang dan produktif tentunya membutuhkan banyak orang untuk menjalankan roda organisasi. Tentu saja ini bukanlah alasan utama. Karena, sebenarnya bagi saya, yang riil dari suatu organisasi adalah manusia-manusianya. Organisasi tersebut dikatakan gagal apabila tidak mampu mengembangkan diri manusia-manusianya dalam upaya mencapai tujuan bersama.
Rekrut!
Biasanya SDM direkrut melalui dua jalur, closed recruitment atau open recruitment. Nah, yang perlu dilakukan dalam proses perekrutan tersebut adalah membuat calon anggota tertarik. Banyak kejadian orang-orang memasuki organisasi yang sebenarnya tidak memiliki daya tarik buat mereka sehingga mereka masuk organisasi tersebut untuk keluar, bukan untuk mencoba bertahan.
Suatu organisasi akan menarik ketika ia memiliki value. Value inilah yang harus ditentukan, dan dikomunikasikan kepada calon anggota. Manfaat dan fasilitas dari organisasi yang diperoleh pun termasuk sebagai value yang bisa dijual. Hal ini memiliki peran penting dalam membangkitkan rasa penasaran dari calon anggota suatu organisasi. Karena tidak dapat dipungkiri bahwa penasaran dan rasa ingin tahu adalah awal dari semua petualangan. Oh iya, sampai pada batas tertentu eksklusivitas suatu organisasi juga bisa menjadi value  menarik yang bisa menjadi pembeda suatu organisasi dengan organisasi lain.

Berikan First Impression yang Bagus
Ada sebuah pepatah yang mengatakan bahwa kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah anda. Kesan pertama adalah awal dari pembentukan mindset. Ketika menyambut anggota baru, tunjukkan bahwa teman-teman telah mempersiapkan diri dengan baik untuk menyambut mereka. Jangan sampai ketika anggota baru masuk, mereka mendapati diri mereka tidak dihargai. Setiap manusia ingin diapresiasi dan salah satu cara mengapresiasi anggota yang baru masuk ke dalam suatu organisasi adalah dengan menyambut mereka dengan baik.
Persiapan yang teman-teman lakukan tidak harus mewah, yang pasti, dengan cara apapun, tunjukkan kepada mereka bahwa teman-teman serius dalam menyambut mereka. Tepat waktu di kumpul perdana adalah sebuah keharusan! Selain itu, agenda pertemuan juga harus jelas, jangan sampai kumpul jadi garing dan geje. Setelah itu selain memberikan impresi, teman-teman juga harus dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai organisasi tersebut. Dalam porsi yang pas, teman-teman juga perlu memberitahu ketidakidealan yang ada di organisasi tersebut, sehingga mereka tidak berekspektasi lebih, namun tidak juga berekspektasi terlalu rendah (hal ini dapat menimbulkan kekecewaan).

Buat Mereka Berperan
Memberikan tanggung jawab adalah awal dari pemberdayaan anggota. Membuat mereka berperan dalam organisasi adalah hal yang sangat penting bagi aktualisasi diri anggota. Dengan demikian, mereka dapat merasa keberadaannya dalam suatu organisasi berarti. Jangan sampai mereka berpikir, “saya tidak diperlukan di organisasi ini”. Nah, tentu saja seperti biasa, tanggung jawab yang diberikan harus jelas scopenya.
Setelah memberikan tanggung jawab tersebut, tentunya teman-teman harus dapat memberikan jaminan bahwa mereka bisa melaksanakan tanggung jawab tersebut. Beberapa anggota baru di organisasi biasanya masih belum percaya diri untuk memegang amanah tertentu. Oleh karena itu, teman-teman harus dapat menunjukkan bahwa si anggota baru tersebut akan dapat melaksanakan amanah tersebut. Berikan jaminan bahwa teman-teman sebagai orang yang memiliki tanggung jawab lebih besar siap membantu mereka jika ada kesulitan. Setelah memberikan jaminan, hal yang harus teman-teman lakukan adalah membuktikan bahwa jaminan itu ada. Sering di suatu organisasi, pemimpin memberikan jaminan di awal namun di tengah-tengah proses jaminan tersebut hanya menjadi omong kosong belaka.
Dan setelah mereka berperan, tentunya perlu mendapatkan apresiasi. Gagal atau suksesnya mereka dalam menjalankan amanah harus mendapatkan apresiasi yang pas.

Kenali Personal dan Bangun Kenyamanan
Dalam organisasi kemahasiswaan yang berazas kekeluargaan, ikatan personal antar anggota merupakan hal terpenting yang akan terus bermanfaat bahkan hingga lulus nanti. Oleh karena itu, kedekatan antar personal perlu dibangun, sebab organisasi kemahasiswaan bukan berazaskan profesionalitas semata. Sering terjadi di organisasi kemahasiswaan, seorang anggota bertahan bukan karena tujuan organisasi dan visi yang sama, tetapi karena sudah nyaman dengan orang-orangnya.
Setiap orang memiliki kepribadiannya masing-masing dan caranya masing-masing dalam berkontribusi di organisasi. Hal inilah yang perlu digali, karena setiap orang adalah unik. Kita tidak bisa memperlakukan semua orang dengan cara yang sama, tetapi kita juga mungkin tidak bisa mengakomodasi semua keinginan personal. Hal inilah yang perlu diramu dengan baik untuk dapat menjalin suatu ikatan personal dalam organisasi dalam rangka membangun kenyamanan dalam bekerja sama.

Ketika Konflik Terjadi
Dalam dinamisasi organisasi, pasti terdapat konflik. Jangan alergi dengan konflik. Konflik adalah hal yang wajar, namun harus disikapi dengan bijak. Konflik ini bisa saja terjadi dalam diri satu anggota yang dapat mengganggu keberjalanan organisasi. Selain itu, dapat pula terjadi dalam diri beberapa anggota, atau konflik dalam tim. Nah, kuncinya adalah menyelidiki penyebab konflik ini dan selesaikan dengan cara yang baik. Ada kalanya memang teman-teman tidak dapat memaksakan kehendak dengan terus mempertahankan orang yang mungkin sudah tidak nyaman atau mengganggu kenyamanan di organisasi. Hal ini harus diputuskan dengan baik-baik.

Posted in: